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 Assistant-e

Référence ASSISTANTIIWYUTZ Date de parution 08/03/2019 Lieu Yutz (Moselle) Type d'offre Emploi
Mission

Dans le cadre de votre fonction d’Assistant-e au sein du Groupe Institut de Soudure, nous vous rappelons vos principales activités sous la responsabilité du Responsable de l'International Institute of Welding (IIW) :

- Vous apportez le support aux missions assignées par l’IIW dans le cadre de la gestion administrative, financière, évènementielle ainsi que du fonctionnement et de l’animation de l’association,
- Vous participez à certains projets de développement impliquant le secrétariat IIW,
- Vous serez amené-e à participer activement à la communication de l’association via différent médias (écrit, web, site collaboratif et réseaux sociaux).

Vos principales missions seront (liste non exhaustive) :

- L’accueil téléphonique et être le contact principal pour la communauté de membres
- La préparation et l’envoi de courriers, fax, colis,
- Le classement et l’archivage des dossiers papiers et électroniques,
- La préparation des réunions : gestion du planning et de la logistique, convocation et distribution des documents
- La participation à certaines réunions et rédaction de comptes rendus,
- La mise à jour et l’amélioration des documents de référence en lien avec les tâches principales ainsi que des modèles bureautiques,
- La facturation et la relance client,
- Les commandes et la gestion des fournisseurs,
- Le suivi de la comptabilité, des reportings trimestriels et la préparation des audits en collaboration avec les services financiers du Groupe Institut de Soudure,
- La préparation et l’envoi des documents fiscaux, la réponse aux demandes de l’administration fiscale,
- L’organisation des renouvellements de mandats de Présidents de Commission, le comité de Direction, les délégués à l’Assemblée générale,
- L’organisation des appels à nomination, les dossiers de vote et les documents finaux relatifs aux prix décernés par l’IIW,
- Le support à la préparation des documents de communication écrite (rapport annuel),
- L’animation éditoriale du site web corporate : post de news, annoncements, mise à jour des informations
- La gestion de la plateforme de travail collaboratif de la communauté de membres : post et partage de documents, création de formulaire interactifs, information et communication avec les membres.
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Profil

Formation initiale Bac+3 Assistant/e de Direction ou Assistant/e Ingérieur ou Métiers de l’information

Expérience dans le domaine non exigée

Anglais (langue de travail) : niveau C1 minimum

Sociabilité, facilité de contact et sens du service

Polyvalence, aptitude à gérer de multiples tâches, autonomie, esprit d’initiative, ouverture vers le multiculturalisme 

Parfaite maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PPT, Outlook). La connaissance de la suite Office 365 sera un plus (Sharepoint, Flow, Teams, Sway)

Compétence et aisance dans l’utilisation des nouvelles technologies : nos interlocuteurs sont à l’international, nous utilisons les outils de communication et d’information à distance (cloud, visio, web, etc.).

Sur le mêmemétier

Assistant-e de gestion

ASSISTANTGESTIONYUTZ en savoir +

Sur la mêmerégion

Formateur / Formatrice END

FORMAENDYUTZ en savoir +

Contact

Annick BLETON . .

​​​​​Groupe Institut de Soudure, ZI Paris Nord 2, 90 rue des Vanesses, 93420 Villepinte